Jobber du i dag i en organisasjon med mange kjøretøy og har ansvaret for disse?
Uavhengig av om du jobber heltid eller deltid, ser vi at mange ofte blir fanget opp i oppgaver som krever manuell innsats, og det daglige rutinearbeidet tar opp all tiden, mens det proaktive arbeidet sjelden blir gjort.
Her er noen tips for å redusere arbeidet med rutineoppgaver og frigjøre tid til viktigere oppgaver:
Ha en aktiv dialog med leverandørene dine. Ofte er det oppgaver som du kan delegere til leverandørene uten at du er klar over det, for eksempel:
Mye viktig informasjon kommer fortsatt fysisk via brev. Denne informasjonen må deretter sendes til sjåførene eller andre i organisasjonen. Finn ut hva som kan sendes digitalt, kanskje til og med uten din egen involvering.
For de som fortsatt jobber med fysiske mapper og dokumenter, finnes det i dag systemer som kan lagre disse elektronisk. Sjekk hvilke løsninger som er tilgjengelige og hva som passer for deres prosesser.
Mange viktige dokumenter må i dag signeres fysisk. Her finnes det imidlertid programmer for elektronisk signering og lagring, som kan spare mye tid.
Gjennomgå hvordan din hverdag ser ut, og spør samarbeidspartnerne dine hvordan dere kan effektivisere samarbeidet.
Med mer effektive rutiner og bedre systemløsninger kan arbeidstiden til kjøretøyansvarlige ofte halveres når det gjelder gjentakende oppgaver, noe som frigjør mye tid for mer proaktivt arbeid med kjøretøyparken. Du kan for eksempel arbeide med å identifisere og forstå hvordan deres kjøretøy brukes, samt hvilke behov som finnes og hva kjøretøyene deres koster. Dette kan i sin tur føre til betydelige besparelser og effektivisering for hele selskapet.
Når for mye tid går med til rutineoppgaver, får man ikke tid til å arbeide proaktivt med kjøretøyparken, og risikerer å betale unødvendig mye for bilflåten. Hvis man derimot kan automatisere og delegere de manuelle arbeidsoppgavene, frigjøres mer tid til proaktivt arbeid, noe som kan føre til betydelige kostnadsbesparelser.